Une application simple et efficace pour établir les relevés d'heures

C'est un peu le hasard qui a amené Alexis Yon, créateur de sites internet (société AwebY), à concevoir Izy'Pointages, une application facilitant le pointage des temps de travaux dans le secteur des entreprises du paysage. C'est alors qu'il concevait le site internet d'Eden Vert, une entreprise du paysage basée à Vicq (78), employant une centaine de personnes, qu'il s'est intéressé aux besoins spécifiques de la profession. « À la fin de mon travail, les dirigeants de l'entreprise m'ont expliqué leur souci lié au pointage des heures des salariés. Les équipes disposent bien de GPS dans les camions, mais les relevés d'heures sur les tableaux Excel étaient longs à remplir. J'ai donc créé une application qui permet aux équipes de saisir via Internet les relevés d'heures sur un même site, plutôt que chacun remplisse son propre tableau Excel, le tout étant consolidé par la direction à la fin », explique le spécialiste de l'informatique, basé à Levallois-Perret (92).

Faciliter le travail

SIMPLIFICATION DES CALCULS

Les différents services de l'entreprise y trouvent leur intérêt. Pour la direction, Izy'Pointages permet une simplification des calculs de rentabilité des chantiers. Pour les responsables des travaux, l'application permet de mieux les organiser. Les ressources humaines y voient une simplification du calcul des payes. Quant à l'administration en général, elle trouve là une possibilité de savoir qui travaille, où et à quel moment... Les équipes qui interviennent sur le terrain réalisent, pour leur part, des économies de temps de saisie : près de 90 %, si l'on en croit Alexis Yon, qui explique qu'avant, « il y avait des erreurs de double saisie, des gens qui étaient en congé et que l'on retrouvait sur des fiches de travaux », par exemple. L'application, sécurisée, peut utiliser le réseau GPS des véhicules de chantier. « Beaucoup l'ont, mais peu l'utilisent », constate le créateur de cet outil. Derrière le simple reporting (nombre d'heures passées sur tel ou tel chantier), le site offre une véritable capacité analytique, reliant entre elles des données aussi diverses que les heures passées, mais aussi le coût des fournitures, entre autres.

Enregistrer les heures

UNE GESTION AU CAS PAR CAS

Concrètement, le conducteur de travaux ou l'agent administratif enregistre son effectif et les heures passées quotidiennement sur les chantiers. Les heures peuvent être notées soit à partir du dépôt, soit à partir de la présence sur le chantier, selon les cas. La pause déjeuner est déduite par défaut, mais elle peut être modifiée. Les intempéries sont aussi gérées, les dépassements d'heures peuvent être mis en heures supplémentaires ou RTT (réduction du temps de travail) selon le choix de l'entreprise ou des salariés.

Tout l'effectif de terrain est présent dans la base, y compris des éléments de paye extérieurs, comme le passe transport (Navigo) en Île-de-France. Elle permet l'anticipation pour les entreprises qui réalisent les feuilles de paye tôt dans le mois, le 24 ou le 25 : une simple régulation sur le mois suivant permet de palier les éventuelles absences de fin de mois. L'application permet de gérer les paniers. Toutes les données sont saisies par l'administration en une seule fois et une fois pour toutes, sans aucun risque d'erreur lié à des doubles saisies.

Le plus de l'application

UNE ADAPTATION PERMANENTE

À ce jour, Izy'Pointages ne permet pas encore de préparer les plannings des futurs chantiers, mais AwebY y travaille. L'idée est d'anticiper lorsqu'un salarié veut prendre des congés alors qu'il est prévu sur telle ou telle intervention. Autre point qui devrait évoluer : la possibilité de saisie directe par les équipes, sur le terrain, à partir d'un smartphone ou d'une tablette. La saisie serait géolocalisée, et le nombre d'heures des équipesdirectement enregistré. La prise en compte de la gestion en cours de route de travaux imprévus sera également ajoutée. À condition de réaliser une saisie quotidienne, alors qu'elle reste souvent hebdomadaire aujourd'hui.

Au début de son intervention, Alexis Yon avait proposé plusieurs maquettes de projets, celle qui a été retenue par Eden Vert étant finalement devenu Izy'Pointages. L'application est complètement adaptée aux espaces verts, mais elle peut s'adapter au bâtiment. Elle ne s'achète pas, mais fonctionne avec un abonnement, à partir de 4,50 euros par mois et par agent de terrain. Les concurrentes coûteraient vite le double, en fonction du niveau de prestation. « Son plus : c'est une application en perpétuelle évolution à la demande et sans surcoût, précise son créateur. Par exemple, les dernières évolutions disponibles sont la gestion des papiers d'identité et carte de séjour avec relance à échéance, la gestion des visites médicales, attestations d'employeur et mutuelles, la gestion des délégations syndicales et leplanning des chantiers imposant une récurrence de passage. » Outre Eden Vert, Euro-Vert, entreprise du paysage basée à Valenton (94) et qui emploie également une centaine de personnes, a adopté Izy'Pointages...

Pascal Fayolle